Di dalam sebuah perusahaan skala besar sangatlah sulit untuk mengatur persuratan dan dokumentasi agar tetap terorganisir dengan baik. Seringkali masing-masing karyawan membuat persuratan sendiri yang pada akhirnya tidak begitu sejalan dengan keinginan dari pihak manajerial atau owner.
Oleh karena itu banyak perusahaan yang merasa perlu mengadakan sistem persuratan satu atap yang bisa dipantau dengan mudah. Solusi yang paling mudah untuk dipantau adalah penggunaan dari email server. Adapun email server yang paling populer penggunaannya saat ini adalah synacor mail server.
Kenapa synacor mail server bisa menjadi yang terbaik di antara produk-produk email server saat ini. Ada banyak sekali pulsanya menggunakan produk Zimbra email server ini karena produk ini menggabungkan banyak sekali fitur-fitur yang sangat penting untuk pengelolaan persuratan dan juga dokumen perusahaan.
Dengan menggunakan fitur-fitur yang terintegrasi seperti ini perusahaan bisa menghindari kesalahan persyaratan ataupun juga gagal memenuhi penjadwalan yang sudah disepakati. Zimbra mail server ini menggabungkan beberapa fungsi di dalam 1 peralatan yaitu menjadwalkan, kontak, grup, dan pengelolaan dokumen secara online.
Fitur-fitur seperti inilah yang membuat Zimbra cara agar menjadi sangat populer di antara perusahaan Zimbra mail server sendiri mempunyai dua versi yaitu versi gratis dan versi berbayar.
Jika anda lebih tertarik untuk menggunakan versi yang gratis maka anda bisa menggunakan Zimbra desktop. Ini adalah sebuah software yang memungkinkan anda untuk mengelola email dengan baik.
Tampilannya terlihat seperti Microsoft Outlook sehingga anda yang sudah terdaftar menggunakan Microsoft Outlook pasti bisa menggunakan tools ini dengan mudah. Selain itu Zimbra desktop ini juga dilengkapi dengan penjadwalan yang bisa membantu anda untuk memenuhi setiap perjanjian rapat ataupun acara lainnya dengan klien.
Namun fungsi dari fitur gratis ini juga cukup terbatas begitu juga dengan jumlah akun yang bisa anda kelola. Berbeda jika anda menggunakan fitur yang berbayar dimana anda ke mana dapatkan fasilitas yang lebih lengkap dan juga bisa anda gunakan bahkan untuk jutaan akun sekaligus.
Jadi inilah perbedaan dari menggunakan Zimbra yang gratisan dan yang berbayar. Anda perlu mengetahui bahwa Zimbra juga dilengkapi dengan sistem komunikasi online yang memungkinkan semua karyawan berkomunikasi di dalam satu sistem. Anda bisa menggunakan Zimbra untuk instant messaging dan juga voice call.
Dengan demikian semua komunikasi di dalam perusahaan anda baik itu pesan atau surat atau percakapan bisa berlangsung di dalam satu sistem. Ini berarti anda akan lebih mudah mengawasi setiap komunikasi dalam bisnis anda.
Karyawan pun tidak bisa berbuat curang dengan memakai nomor hp-nya sendiri ataupun alamat emailnya sendiri karena perusahaan tidak akan mengakui setiap kerja sama yang dibuat diluar akun email perusahaan. Akun email perusahaan biasanya menggunakan nama domain dari website resmi perusahaan.
Klien pun akan ragu mengikat kerjasama dengan karyawan yang membuat perjanjian tidak menggunakan email perusahaan. Dari inilah manfaat dari menggunakan Zimbra mail server untuk perusahaan anda. Investasi yang anda keluarkan akan an-najah lebih kecil dibandingkan manfaat yang anda peroleh dari sistem pengendalian surat dan jadwal yang diberikan oleh Zimbra mail server ini. Ini adalah salah satu cara untuk membawa bisnis anda ke tingkat jenjang yang lebih profesional.